Het verbeteren van de facilitaire dienst in de zorgsector gaat gepaard met uitdagingen. Het is daarom niet geheel onbelangrijk om goed in kaart te brengen welke verbeteringen doorgevoerd moeten worden en hoe dat aangepakt gaat worden. Een oplossing komt in de vorm van een verbeterplan. Maar, hoe ziet zo’n verbeterplan er eigenlijk uit en wat hoort in een verbeterplan?
Wanneer u weet welke verbetering doorgevoerd moeten worden, is het zaak om deze in een verbeterplan te bundelen, zodat er focus ontstaat op deze belangrijke verbeteringen. Laten we eens kijken hoe je tot een gedegen plan van aanpak komt.
Bespreek en valideer de uitkomsten van de scan
Een goed verbeterplan begint met gedegen onderzoek. Zo is aan te raden om eerst onze quick scan uit te voeren waarna de uitkomsten besproken worden. Het is belangrijk dat de uitgangspositie door alle betrokkenen wordt onderschreven en geaccepteerd. Daarmee ontstaat een gezamenlijke waarheid van waaruit de verbeteringen doorgevoerd kunnen worden. Door de uitkomsten van de scan, die ten grondslag liggen aan het verbeterplan, met iedereen te bespreken en te valideren, wordt dit gezamenlijke uitgangspunt voor iedereen helder.
Formuleer per verbeterpunt tussentijdse mijlpalen
Vaak zijn de verbeterpunten die worden gesignaleerd pas op de wat langere termijn haalbaar. Denk bijvoorbeeld aan een verbetering die komt uit de constatering dat transparante kwaliteitsrapportages aan de interne klanten ontbreekt. Dat is op zich een helder punt en het einddoel is vrij snel te formuleren, echter de weg er naar toe kan lang zijn, met als gevaar dat betrokkenen tijdens de route de focus verliezen of dat de scope van de verbetering gedurende de tijd begint te verschuiven. Het is bij dergelijke verbeteringen die wat verder weg liggen in de tijd van belang tussendoelen en mijlpalen te formuleren, zodat er regelmatig voortgang gerapporteerd kan worden. Denk ik dit voorbeeld bijvoorbeeld aan het opbouwen van maand- of kwartaalrapportages die langzaam groeien in compleetheid. Stel duidelijke tussendoelen en schets het eindplaatje in de tijd.
Betrek interne klanten bij de verbetering
Uit de scan is een duidelijk beeld gekomen waaruit blijkt welke verbeteringen de eigen afdeling en de interne klanten gerealiseerd willen zien. Het is heel verleidelijk om op basis van deze scan een verbeterplan op te stellen waarin de wensen van de klant zijn verwerkt. Het is van belang dit te toetsen bij de klanten en deze ook te betrekken bij de verbetering. Vaak wordt er van de klant ook iets verwacht in de uitvoering en het is belangrijk daarover afspraken te maken zodat zij ook weten tegen welke inspanning zij aankijken om gezamenlijk met de facilitaire afdeling te komen tot een duurzame verbetering.
Leg de verantwoordelijkheden en bevoegdheden helder vast
Het verbeteren van de interne processen is een samenspel tussen facilitair en interne klanten en uiteindelijk mensenwerk. Keg in het plan duidelijk cast wie verantwoordelijk is voor de verschillende acties om te komen tot de verbeteringen. Zorg er tegelijkertijd voor dat er niet alleen verantwoordelijkheden worden toebedeeld maar dat de juiste bevoegdheden eveneens worden toegekend. Er bestaat immers geen verantwoordelijkheid zonder bevoegdheid en dit wordt in de praktijk helaas te vaak vergeten, waardoor de medewerkers met de beste bedoelingen geen verbeteringen weten te realiseren omdat ze geremd worden door uitblijvende besluiten.
Wanneer bovenstaande punten worden meegenomen in het plan van aanpak, uiteraard vergezeld van een planning en voortgangsrapportages, ontstaat een project waarin vooruitgang wordt geboekt en verbeteringen breed worden gedragen.
Wilt u uw facilitaire dienst in de zorgsector optimaliseren en meer inzicht in uw processen krijgen middels onze quick scan? Neem dan gerust contact met ons op, we helpen u immers graag verder. In de advies- en projectwereld onderscheidt TallKing Results zich door haar filosofie en bedrijfscultuur. In 2014 is TallKing Results opgericht om haar klanten als partners te mogen helpen. TallKing Results combineert kennis en ervaring uit het bedrijfsleven met tientallen jaren advies en projectmanagement in de zorg. De organisatie bestaat louter uit gespecialiseerde professionals met een ideaal: puntgave zorg in Nederland.
