Op 17 mei 2022 vindt het EPIC UGM plaats. Tijdens dit evenement komen verschillende EPIC-ziekenhuizen bij elkaar om de best-practices te bespreken. Gezien de grote betrokkenheid van TallKing Results (TKR) bij verscheidene EPIC-implementaties zal TallKing Results tijdens dit evenement aanwezig zijn bij de informatiemarkt. Vraag jij je af hoe TallKing Results precies bij een EPIC-implementatie betrokken is? En hoe de  verschillende rollen bij een EPIC-implementatie ingevuld worden? Dat beschrijven we in deze nieuwe serie blogs! En natuurlijk bespreken we het graag met je tijdens de EPIC UGM-beurs.

Wat is de rol van TallKing Results bij EPIC-implementaties?

Ter voorbereiding op het EPIC UGM-evenement zal TallKing Results in blogs beschrijven wat de rol van ons precies is bij de EPIC-implementaties. Er zal een drietal blogs geschreven worden waarin per functionaris/laag de betrokkenheid van TallKing Results uiteengezet zal worden. De twee rollen die voorbij zullen komen zijn projectleider en programmamanager. Daarnaast zal voor elke rol een voorbeeldscenario uit de praktijk beschreven worden. 

• Deel 1: Wat is de rol van de programmamanager bij een EPIC-implementatie?
• Deel 2: Wat is de rol van de projectleider bij een EPIC-implementatie?
• Deel 3: Wat is de rol van een applicatiespecialist bij een EPIC-implementatie?

De rol van een projectleider van TallKing Results gedurende een EPIC-Implementatie

In deze tweede blog zoomen we in op de betrokkenheid van een projectleider van TallKing Results bij het ondersteunen van de eindgebruikers gedurende een EPIC-implementatietraject. Op het moment dat een ziekenhuis overgaat op EPIC dan vraagt dit een goede verkenning van de functionaliteit van het systeem. Door onze uitgebreide kennis van zorgprocessen zorgen wij samen met de eindgebruikers van het EPD dat deze processen en het EPD goed op elkaar aansluiten. Dit doen we door middel van een gedegen procesanalyse, waarbij we specifiek kijken naar knelpunten om vervolgens zo optimaal mogelijke oplossingen te bedenken. Hierdoor zorgen we ervoor dat het EPD primair ondersteunend blijft aan het zorgproces.

EPIC-implementatie: voorbeelden uit de praktijk

In iedere blog in deze serie laten we iemand aan het woord uit de praktijk. Dit keer Marquerite, projectleider en adviseur EPIC-implementaties bij TallKing Results, die een anekdote uit de praktijk deelt.

“Een veelgehoorde opmerking bij het implementeren van een nieuw EPD is dat eindgebruikers meer informatie in moeten vullen of meer moeten klikken dan voorheen. Dit was ook het geval bij de verkenning van de functionaliteit van meerdere EPD’s tijdens het selectieproces. Het valt één van de medisch specialisten, die als vertegenwoordiging van zijn vakgroep deelneemt aan het project, op dat bij het openen van ieder consult in één van de EPD’s veel repeterende informatie ingevuld moet worden. Te denken valt aan locatie, specialisme en naam van de specialist. Het handmatig invullen van deze informatie draagt niet bij aan een kwalitatief goede verslaglegging, maar wel aan de overmaat aan administratieve handelingen van de specialist. 

Nog tijdens de verkenning koppel ik bovenstaand signaal van de medisch specialist aan de leverancier terug. Ik geef aan dat het wijzigen hiervan een eis van het ziekenhuis is ] en bekijk samen met de leverancier de mogelijkheden. Aan het einde van de verkenning laat de leverancier weten dat iedere zorgverlener deze informatie éénmalig vast dient te leggen in het EPD, daarna wordt deze input door het systeem als default waarde meegenomen. De informatie is zo nodig wel handmatig te wijzigen door de medisch specialisten. Deze input nemen we op in de uitwerking van het pakket van eisen. 

Ik ben me tijdens mijn projecten zeer bewust van de rol die acceptatie speelt binnen een succesvol implementatietraject. Tijdens mijn projecten besteed ik dan ook bewust aandacht aan zowel de onderstroom als de bovenstroom. Een proces inrichten wat veel, onnodig, handwerk vraagt van de arts, zal niet zorgdragen voor acceptatie van het nieuwe systeem. Integendeel zelfs. De veel gedeelde aanname dat het digitaliseren van processen tijdswinst oplevert voor de zorgverlener is dan ook zeker niet altijd waar. 

Tijdens mijn projecten zorg ik ervoor dat ik intensief eindgebruikers betrek. Door goed met hen naar de zorgprocessen te kijken komen veel signalen goed boven tafel. Vervolgens schakel ik snel en agendeer ik issues al voordat ze tot echte showstoppers uit kunnen groeien. Met deze werkwijze zorg ik ervoor dat de input van de eindgebruikers goed meegenomen wordt, zodat digitale zorg hen ondersteunt in plaats van de administratieve lasten voor hen verhoogt. Zo heb ik al vele projecten succesvol af kunnen ronden.”

De zorg humaniseren met TallKing Results

TallKing Results heeft als doel de zorg te humaniseren en dus zorgen projectleiders van TallKing Results er altijd extra voor dat de behoeften en wensen van de zorgmedewerker in kaart gebracht worden tijdens een dergelijke implementatie.

Over hoe onze experts omgaan met EPIC en wat ze voor jouw organisatie kunnen betekenen vertellen we graag tijdens het EPIC UGM! Kom langs, of neem vooraf contact met ons op om een afspraak te maken.

Download ons gratis e-book over de implementatie van Epic.