Het inrichten en de ingebruikname van een nieuw, verbouwd of gerenoveerd ziekenhuis is een flinke uitdaging waarbij projectmanagement van uitzonderlijk belang is. Van de planvorming tot de contractering en van de inhuizing tot de ingebruikname: het algehele proces is een uitdaging voor iedere betrokkenen. En dan dan werken vaak de medewerkers van de zorginstellingen hier zelf aan mee, dit terwijl dit voor hen helemaal geen dagelijkse kost is. Ze worden dus verantwoordelijk voor iets waarin ze niet gespecialiseerd zijn. Daar komt TallKing Results om de hoek kijken. Wij kunnen hierbij fundamentele hulp bieden. Laten we bij het begin beginnen: wat betekent het inrichten en ingebruik nemen van een gebouw (I&I) zoals een ziekenhuis, of andere zorginstelling, nu eigenlijk? En wat komt erbij kijken?
Het inrichten en ingebruiknemen van een ziekenhuis: wat houdt het in?
De termen inrichten, ingebruikname en inhuizing zijn gemakkelijk door elkaar te halen wanneer we spreken over een inrichting en ingebruikname van een nieuw ziekenhuis of zorginstelling. De term ‘’inhuizen’’ komt vaak voor in de wereld van verhuizingen. Hiermee duiden we de logistieke inspanningen aan. Maar binnen de gezondheidszorg houdt dit zowel het inrichten als de ingebruikname van bijvoorbeeld een ziekenhuis in. De feitelijke “inhuizing” is slechts een onderdeel van een uitgebreid en uitdagend project en kan alleen maar succesvol zijn wanneer er goed is nagedacht over de inrichting en latere ingebruikname van een ziekenhuis. Zoals je je misschien kunt voorstellen betekent dat bij een ziekenhuis dat alle apparatuur op de juiste plek gezet moet worden, aansluitingen op de juiste plaats zitten, dat het laboratorium voorzien is van de juiste goederen en behandelruimtes voorzien zijn van de juiste spullen. In een huis kun je direct aan de slag met het interieur, maar in een ziekenhuis moet er goed nagedacht worden over bevoorrading, voorraadruimtes, apparatuur, taken, routes en manieren waarop artsen en verpleegkundigen met elkaar samenwerken. Zeg nu zelf, als iemand van de IC naar een MRI moet verplaatst worden maar dat kan alleen via de trap en na een wandeling van een kwartier, dan is er misschien iets misgegaan in het ontwerp maar zeker ook tijdens de inrichtingsfase. Of wanneer bepaalde stoffen voor het testen in een lab koel gehouden moeten worden, maar de koelruimtes zijn 15 minuten verderop, dan klopt er iets niet.
‘’In deze video zie je hoe het inhuizen ging tijdens de laatste 10 dagen voor de opening van het Prinses Maxima Centrum waaraan Tallking Results, met projectmanagement van Maarten Walhout, meewerkte.''
Wat zijn de risico's van een verkeerde inrichting?
Als er niet goed nagedacht wordt over de inrichting van een ziekenhuis (of een ander soort zorginstelling) dan is de kans erg groot dat personeel na de ingebruikname van het gebouw tegen verschillende problemen aanloopt. Dergelijke problemen zullen een negatieve impact hebben op de efficiëntie van het ziekenhuis, de tevredenheid van cliënten en patiënten en daarbij de werkdruk voor het personeel verhogen. Hoe efficiënter men kan werken, hoe beter dat is voor bezoekers, patiënten en personeel. Iedereen die gewerkt heeft met patiëntenvervoer, zal beamen dat het prettiger is om patiënten in enkele minuten op locatie te hebben tegenover een reis van 20 minuten door het pand. Iedere laborant zal tegelijkertijd beamen dat het dicht bij elkaar hebben van de juiste spullen, op de juiste plek, de snelheid en resultaat van onderzoeken zal bevorderen. De risico’s van een slechte inrichting zijn dus duidelijk: er ontstaat een slechtere patiënt journey, meer werkdruk, minder efficiëntie en daarbij hogere kosten voor de organisatie. En echt goed inrichten kan daarbij maar één keer. Een MRI-scanner verplaats je immers na plaatsing niet meer naar een andere ruimte.
Het inrichten en de ingebruikname van een ziekenhuis: wat is de sleutel tot succes?
Bij het inhuizen van een ziekenhuis na een renovatie of verbouwing is de sleutel tot succes een tijdige en zorgvuldige start van het programma. Al reeds in de planfase voor de (ver)bouw hoort de inrichting een belangrijk thema te zijn. In het ontwerp wordt niet alleen functioneel met gebruikers gesproken, maar ook de inrichting en uitrusting van de ruimtes is vanaf het ontwerp bepalend voor het vervolg van het project. Juist in de ontwerpfase wordt de basis gelegd voor de scope en budgetten voor de inrichting. Voldoende aandacht in de ontwerpfase voor de inrichting is een belangrijke basis voor het verloop van dit programma. Als dit proces niet goed doorlopen wordt zal dat gegarandeerd leiden tot een gebouw dat niet aan de verwachting voldoet van de gebruikers en bezoekers.
Wat komt er kijken bij de inrichting en ingebruikname van een ziekenhuis? En hoe past het in een bouwproject?
Een succesvolle inrichting en ingebruiksname programma betekent betrokkenheid in een vroeg stadium en doorloopt een opbouw langs de volgende fasering:
Het inrichten en in gebruik nemen van een ziekenhuis stap 1: de planvorming
De bouwkundige ontwerpen en financiering kunnen veel tijd in beslag nemen. De inrichting maakt een onlosmakelijk onderdeel uit van het ontwerp en keuzes in het bouwkundig ontwerp hebben direct samenhang met de kosten. Een zorgvuldige budgettering van verwachte investeringen in de nieuwe (medische) inrichting zijn bepalend voor het verloop in het vervolg. Behalve een inhoudelijke begroting zijn ook voldoende middelen voor onvoorziene zaken cruciaal voor een succesvol programma. Vaak wordt hier nog niet aan het inhuizen gedacht, dit terwijl het absoluut in het budget en het plan meegenomen dient te worden.
Het inrichten en in gebruik nemen van een ziekenhuis stap 2: contractering
De methode en contractvorm waarin de bouwkundige partijen worden gecontracteerd hebben ook invloed op het inrichtingsprogramma. In het ontwerp- en bouwproces is voor een aanzienlijk deel van de inrichting belangrijk dat de specs van deze inrichting beschikbaar zijn om de engineering succesvol te laten verlopen. Tijdige start voor het contracteren van deze partijen bepalen het succes in de manier waarop de bouwkundige partijen met het plan aan de slag kunnen. Een zorgvuldige identificatie van de (medische) inrichting is basis voor een succesvolle samenwerking.
Het inrichten en in gebruik nemen van een ziekenhuis stap 3: de ontwerpfase
Zodra het voorlopig ontwerp vorm krijgt is het belangrijk dat in het ontwerp de inrichtingselementen die door architect en gebruikers worden besproken expliciet en zichtbaar worden in de ontwerpen. Niet in alle ontwerpafwegingen is er voldoende aandacht voor de inrichting. De materialisatie van de elementen die het inrichtingsprogramma moet ‘verwerven’ wordt in deze fase zichtbaar. Onvoldoende aandacht hierop bemoeilijkt de start aanzienlijk.
Het inrichten en in gebruik nemen van een ziekenhuis stap 4: de bouwfase
Al tijdens de bouwfase draait het inrichtingsprogramma al volop. Voor veel elementen in de inrichting is de aanlooptijd naar selectie en productie van inrichtingselementen groot. In de bouwfase vinden de eerste leveringen plaats die in coördinatie met de bouwpartijen plaatsvindt. Heldere procesafspraken over de coördinatie en communicatiestructuur in het programma bepalen een succesvol verloop hiervan. Tijdens deze fase vindt naast selectie ook de voorbereiding plaats op de inhuizing. De volgorde in leveringen, condities en spelregels worden bepaald.
Het inrichten en in gebruik nemen van een ziekenhuis stap 5: de inrichtingfase
En dan is het zover. Het gebouw is gerealiseerd en het inrichtingsprogramma wordt zichtbaar. Alle voorbereiding op de planning en levering van elementen wordt met de leveringen van duizenden elementen concreet. Een goede voorbereiding betaalt zich uit. Kenmerkend voor deze fase is de grote hoeveelheid elementen, van vaak meer dan 100 verschillende leveranciers komen samen. Diverse logistieke ‘treintjes’ worden samengesteld om de inrichting op te bouwen. Maar ook schoonmaak, toegang en beveiliging is met de overdracht van het gebouw vereist een aanzienlijke coördinatie. Een proces voor afwijkingen en aanvullende wijzigingsverzoeken mag niet ontbreken om de focus in het programma vast te houden.
‘’Zie in onderstaande video hoe de laatste dagen van de bouw net voor de start van de fase inrichting en ingebruikname van het Radboudumc er uit zagen..''
Het inrichten en in gebruik nemen van een ziekenhuis stap 6: ingebruikname
Met de voltooiing van de inrichting is het einde in zicht. Een zorgvuldige testfase waarin de werking van apparatuur in samenhang gecontroleerd wordt, schept vertrouwen in het besluit of de organisatie het nieuwe gebouw veilig kan betrekken. Een zorgvuldige controle op de werking van processen en voorwaarden is een gecoördineerde activiteit waarin alle voorwaarden expliciet gecheckt worden. Een verhuizing van goederen en patiënten volgens een minutieus draaibaak dwingt een succesvolle verhuizing af. De verhuizing gaat naadloos over in een nazorgfase waarin met inzet van floorwalkers problemen in het opstarten van de processen in de nieuwbouw worden opgevangen en opgelost.
Alhoewel elke situatie weer uniek is, doorloopt het inrichtingsprogramma min of meer bovenstaande fasering. De ervaren adviseurs van TallKing Results hebben de capaciteit en ervaring om het inrichtingsprogramma succesvol op te bouwen en veilig en beheerst te laten verlopen.
