De uitwisseling van informatie tussen mensen en organisaties wordt een steeds belangrijker onderdeel binnen het zorglandschap. Het digitaal delen van informatie tussen patiënten en hun zorgverleners staat dan ook hoog op de prioriteitenlijst binnen de zorgsector. De verschillende VIPP-programma’s (Versnellingsprogramma informatie-uitwisseling patiënt en professional) die vanuit de NZA worden geïnitieerd, hebben onder andere als doel patiënten meer regie te geven over hun eigen zorgproces en passen goed binnen het digitaliseringslandschap van ziekenhuizen.
TallKing Results draagt met regelmaat bij aan digitaliseringsprogramma’s bij haar klanten. Hoe pakt TallKing Results dergelijke projecten aan? En wat doen wij anders dan anderen?
Lees hieronder hoe TallKing Results in de rol van programma- en projectleider in 2020 een volledig VIPP-programma in een groot ziekenhuis begeleidde, ontdek hoe wij werken en wat wij kunnen bieden in vergelijkbare programma’s.
De uitdaging
Het begeleiden en uitvoeren van het VIPP-programma ter bevordering van informatie-uitwisseling tussen patiënt en professional, met continue aandacht voor de daarmee gepaard gaande veranderingen in denkbeelden, processen en werkwijzen bij medewerkers en patiënten.
Onze aanpak
TallKing Results heeft in haar aanpak met de invulling van programma- en projectmanagement vanuit haar visie specifiek aandacht besteed aan vier uitgangspunten:
Verbinding, draagvlak en betrokkenheid als basis
Inzet op verbinding binnen het projectteam, tussen diverse afdelingen en de stakeholders in combinatie met strak projectmanagement vormde een van de basiselementen van de aanpak. Heldere communicatie met respect en openheid is hierin een bepalende succesfactor geweest. Medisch specialisten en poliklinische medewerkers zijn aangesloten om een groter draagvlak te creëren binnen de organisatie, een belangrijke factor gezien het karakter van de verandering. Daarnaast zijn binnen de ICT-afdeling niet alleen de functioneel applicatiebeheerders vanuit het projectteam betrokken, maar is het programma breed binnen de gehele afdeling uitgedragen. Naast het creëren van draagvlak en het zorgen voor verbinding is vanuit de programmamanager, samen met de stuurgroep, betrokkenheid bij het VIPP-programma gestimuleerd door met regelmaat de cliëntenraad, de raad van bestuur en het medisch stafbestuur te informeren over de voortgang van het programma, samen de discussie te voeren en steun te vragen voor het uitdragen van de benodigde veranderingen.
Medewerkers van de organisatie laten groeien
Tijdens het programma is zoveel mogelijk ingezet op het begeleiden van betrokken medewerkers om hen in hun kracht te zetten en ervoor te zorgen dat de kennis en vaardigheden binnen de organisatie geborgd zijn. Waar nodig is persoonlijke coaching met aandacht voor de mens binnen het projectteam gegeven en is de stuurgroep begeleid in het proces van en naar verandering.
De juiste competenties op het juiste moment
Gedurende het programma is de keuze gemaakt om strak programmamanagement op de inhoud over te laten gaan in verandermanagement. Om dit in de praktijk vorm te geven is er in overleg met de stuurgroep voor gekozen om een andere programmamanager in te zetten. Op deze wijze was TallKing Results in staat om zowel de inhoudelijke en technische veranderingen als de culturele en gedragsmatige veranderingen te borgen.
Procesveranderingen
Binnen het programma zijn diverse procesanalyses en procesveranderingen uitgevoerd en geïmplementeerd om de technische en functionele eisen van het project een weloverwogen plek te geven in het totale werkproces.
Onze visie en rol
De eigenwijze visie van TallKing Results kwam duidelijk tot uiting in de wijze waarop we dit VIPP-programma als team met de opdrachtgever hebben vormgegeven. Hierin verwijzen wij naar wie we zijn, hoe we werken, waarom we bestaan en wat we doen.
Have the balls to change & Kijk zo kan het ook
In dit VIPP-programma hebben zowel programmamanager als projectleider waar nodig hun visie op verandering binnen de organisatie gecommuniceerd en functioneel ingezet. Door een andere kijk te geven op denkbeelden, processen en werkwijzen is de organisatie in beweging gekomen. Er is regelmatig aandacht geschonken aan het aanpassen van het denkbeeld dat het slechts zou gaan om ‘vinkjes zetten om de subsidie van het VIPP-programma zeker te stellen’.
Iedereen is verantwoordelijk
Tijdens dit VIPP-programma zijn verantwoordelijkheden zo veel mogelijk binnen de organisatie gelegd daar waar ze primair horen te liggen. Medewerkers zijn aangesproken op hun eigen verantwoordelijkheden en het nemen van verantwoordelijkheid is geprezen.
We humaniseren processen en systemen
Binnen dit VIPP-programma is specifiek gekeken naar de kracht van de kwaliteiten van de individuele medewerkers binnen de organisatie om deze zo optimaal mogelijk te benutten. Er is rekening gehouden met de bestaande vaardigheden van medewerkers zonder het resultaat uit het oog te verliezen. Daarnaast is gezorgd dat de maatregelen en verbeteringen die doorgevoerd werden aansloten op bestaande processen, of op processen die in de (nabije) toekomst verwacht worden. Met deze aanpak is verandering in gedrag en houding gezien, waarbij een reactieve houding werd omgezet in een proactieve houding.
Een blik vooruit
Het vervolg op het huidige VIPP-programma wordt door het ministerie van VWS en de NVZ ingezet in de vorm van onder andere een VIPP 5 programma. Dit lopende programma richt zich op wederzijdse uitwisseling door middel van een PGO met behulp van MedMij standaarden. Daarnaast lopen er subsidieprogramma’s voor ggz-instellingen (VIPP GGZ) en voor de VVT en gehandicaptenzorg (InZicht) om ook in deze sectoren de informatie-uitwisseling te bevorderen tussen patiënt en professional. Met alle ervaring rondom digitalisering van processen kan TallKing Results op eigen wijze een resultaatgerichte bijdrage leveren aan dergelijke programma’s binnen zorgorganisaties en daarmee tevens haar missie verder brengen. Have the balls to change! Kijk, zo kan het ook!
Over Pomme van Warmerdam en Ilse Kruiver
Beide hebben een diepgaande kennis van zorgprocessen en veranderingsprojecten en zetten hun vaardigheden in bij verschillende opdrachtgevers binnen de zorg. Ilse heeft een groot aantal projecten binnen zorginstellingen begeleid en zich ontwikkeld tot een geroutineerd project- en programmamanager. Ze is een manager met oog voor mensen en de verschillende belangen en verwachtingen. Met haar coachende benadering en eerlijke, open houding zorgt Pomme als adviseur en trainer voor verbinding tussen en met medewerkers in organisaties.
