Hoe de kracht van takt en een eierwekker leidt tot sneller vacineren.
Op maandag 7 januari wordt binnen het Máxima MC begonnen met het vaccineren van de eerste werknemers. Alleen artsen en verpleegkundigen die in de Covid-zorg werkzaam zijn krijgen hun eerste shot van het coronavaccin: personeel van de spoedeisende hulp, van de IC’s en zij die op corona-afdelingen werkzaam zijn. Het zijn er 458. Drie dagen later, op 9 januari is de eerste vaccinatieronde voltooid. Dat nieuws is goed, maar bij het Máxima MC is men enigszins ontevreden over het tempo waarin de operatie is afgewerkt: 6 mensen per kwartier, 24 per uur. Het moet beter kunnen. Er wordt een beroep gedaan op John Verver van TallKing Results. Die gooit als Lean-expert de verbetering van de takttijd in de strijd. In de tweede vaccinatieronde, begin februari, ligt het tempo van prikken tweeënhalf keer zo hoog, en dat zonder extra personeel in te zetten.
Als locatie voor de twee vaccinatiestraten heeft het Máxima MC voor het auditorium van het ziekenhuis gekozen. Daarin is plaatsgemaakt voor het aanmelden, de registratie, de vaccinpreparatie en de vaccinatie. De bedrijfsarts en -verpleegkundige hebben een plek in de wachtruimte gekregen. Zij geven daar uitleg over het proces en kunnen, net als de daar geplaatste steward, toezicht houden op de zojuist gevaccineerde medewerkers.
‘We hebben vanaf de eerste dag van die eerste vaccinatieronde meegekeken’, vertelt Verver. ‘We zagen dat er dingen prima in orde waren. Er was een goede locatie en inrichting, er zaten opgeleide mensen die hun taken konden doen, er was een wachtruimte. Maar we zagen ook de kinken, de bottlenecks. Daar was de verdere verbetering van het proces te realiseren.’
Wachten
Door te meten wordt al snel duidelijk dat er in het proces veel overbodige wachttijd zit en dat de gehanteerde volgorde van de processtappen niet de juiste is.
Verver: ‘We constateerden bijvoorbeeld dat de persoon die bij de stap Aanmelding had plaatsgenomen 6 seconden bezig was per te vaccineren collega. Dat betekende dat die medewerker 95% van de tijd niets te doen had. Daar was winst te behalen. Vanuit het crisisteam was aan de afdelingshoofden gevraagd om de vaccinatiestraat te bemannen en zelf aanwezig zijn voor trouble shooting. Deze hadden bedacht dat dat een afdelingshoofd bij Aanmelden moest zijn. Dat leek ons onnodig als je alleen de identiteit hoefde te checken, moest controleren of de collega wel een juist ingevulde vragenlijst bij zich had en een collega van de reservelijst moest bellen als de geplande collega niet was komen opdagen. Bovendien zijn alle medewerkers binnen de vaccinatiestraat geschoold voor hun eigen taak. We hebben daarom voorgesteld “gewone medewerkers’ op die posities te plaatsen.’
Ook bij de stap Registratie wordt een grote tijd van nietsdoen geconstateerd. Verver heeft het tot op de seconde genoteerd. ‘De medewerker op die post heeft gemiddeld 81 seconden met een spreiding van 21 seconden nodig om de taak uit te voeren. De rest van de tijd mag zij wachten.’
Prikangst
Dat ook de volgorde van de stations niet helemaal de juiste is, blijkt als een medewerker zijn vaccinatie komt halen. Na aanmelding en registratie neemt hij plaats op de stoel om zijn injectie te krijgen. Het wordt een injectie die hij niet krijgt. De man blijkt extreme prikangst te hebben. ‘Ze hebben het 25 minuten geprobeerd, maar het is simpelweg niet gelukt, vertelt Verver. ‘Dat is voor die medewerker niet prettig, niet voor de voortgang in de vaccinatiestraat, maar ook administratief niet. De man was namelijk wel al geregistreerd als iemand die de eerste vaccinatie wel had gehad, en dat is dan wel een dingetje. Overigens heeft hij de prik uiteindelijk wel gekregen, later die dag.’
Takttijd
In het Lean-concept wordt gewerkt met takttijd, wat inhoudt dat de ‘hartslag’ van het proces wordt bepaald. Het geeft het benodigde tempo van een proces of werkdag aan op basis van de klantvraag. Het doel is ervoor te zorgen dat een proces vloeiend verloopt.
‘De klantvraag was 24 vaccinaties per uur, dus was er een takttijd van 150 seconden’, zet Verver uiteen. ‘We zagen echter dat je voor alle processen in die vaccinatiestraat veel minder tijd nodig had dan die 150 seconden. Registratie mocht je zien als de grootverbruiker met 81 seconden. En omdat alle tijd tussen takttijd en procestijd wachttijd is, hadden ze dus zelfs daar per medewerker meer dan een minuut per geprikte collega over. Conclusie: een enkele straat was dan al voldoende geweest!’
85 per uur
De bevindingen van Verver worden voorgelegd aan Marc van Tuijn, manager crisisbeheersing en Marijke Koekkoek, adviseur integrale veiligheid en beide lid van de werkgroep vaccinaties in het Máxima MC. Koekkoek geeft aan dat het wenselijk is om 400 personen per dag, 50 per uur, te vaccineren, ook met het oog op ‘de grote bulk’. Daarmee doelt ze op de 2.000 andere medewerkers die ook geprikt moeten worden. ‘Hoeveel prikstraten zijn er dan nodig en hoe richten we het efficiënt in?’
Verver: ‘Die wens betekende een takttijd van 72 seconden. Het enige dat we hoefden te doen - ik zeg het nu iets te eenvoudig - was het verlagen van de ‘werkdruk’ bij de Registratie, want die zat met 81 seconden 9 seconden boven de takttijd. Heb je een enkele straat, dan zie je 50 medewerkers per uur en kom je 9 seconden te kort, maar bij twee straten zie je maar 25 medewerkers in een uur en heb je 2 maal 72 seconden per patiënt om je werk uit te voeren. Dat moet lukken! Met het inbouwen van 10% tijdmarge hadden het er bij twee straten zelfs moeiteloos 85 per uur kunnen zijn, 680 per dag.’
Eierwekker
Er worden naast de procesoptimalisatie diverse andere verbetervoorstellen gedaan, waaronder een aanpassing van de vragenlijst die elke medewerker voorafgaand aan de vaccinatie diende in te vullen, en een voorstel tot wijziging van plaats en taken van enkele medewerkers in de straat.
Om te voorkomen dat er zich een herhaling van het prikangstmoment voordoet, wordt in de tweede vaccinatieronde de check van de vragenlijst over contra-indicaties naar voren gehaald en al bij Aanmelding uitgevoerd. De stap Registratie verhuist naar ná de vaccinatie.
De verplichte wachttijd van 15 minuten aan het eind veroorzaakt haast als vanzelf een bottleneck omdat de beschikbare ruimte beperkt is en de anderhalvemetermaatregelen dienen te worden gehandhaafd. Verver: ‘Daarnaast willen collega’s die elkaar vaak al lang niet meer gezien hebben, even bijpraten - gezellig samen aan een tafel. Dat was niet gewenst. Anderen vonden de drukte onprettig en maakten de 15 minuten niet vol. Een leuke oplossing voor dat probleem is gevonden door elke medewerker een eierwekker mee te geven die op een kwartier ingesteld staat.’
Stoplicht
Het Máxima MC kiest uiteindelijk voor een aantal vaccinaties dat tussen gewenst en mogelijk ligt: 60 per uur, de inhoud van 10 flesjes Pfizer-vaccin. De injectienaalden en spuiten die zijn aangeleverd door het RIVM om coronavaccins toe te dienen, blijken namelijk geschikt om zes in plaats van de aangegeven vijf doses uit een flesje te halen. Daarmee lukt het een tijdwinst te halen van anderhalve dag ten opzichte van de eerste ronde.
Verver is content, maar ziet nog een paar puntjes van aandacht. ‘Vanwege de privacy waren er in de eerste ronde kamerschermen, maar dat waren er te weinig en ze waren te laag. Anderen konden je gemakkelijk zien als je geprikt werd. Die zijn in de tweede run vervangen door meer exemplaren die bovendien veel hoger zijn. Die schermen hebben als nadeel dat je als wachtende niet kunt zien wanneer je voorganger klaar is. Moeten we nog oplossen. Ik denk aan iets met een minuscuul stoplicht. Groen: je kunt naar de prikplek gaan; rood: er zit nog iemand, even wachten.’
Hij is inmiddels begonnen aan het maken van een nieuw model. Bij diverse andere zorgorganisaties heeft men namelijk ook belangstelling getoond voor een vaccinatiestraat volgens de Lean-methode.
Over John Verver
Als Master Black Belt Lean Six Sigma ondersteunt hij met zijn expertise vele organisaties en teams in Lean- en verandertrajecten. In de coronaperiode is hij binnen ziekenhuizen nauw betrokken bij het optimaliseren van de vaccinatiestrategie. Tevens levert hij een belangrijke bijdrage om de patiëntenstroom te stroomlijnen om de reguliere zorg zo veel mogelijk door te laten gaan, ondanks de beperkingen ten gevolge van corona.
