Nieuwbouw als aanleiding voor toekomstbestendige processen en inrichting
De overgang van zorgorganisaties naar een nieuwbouwlocatie is een omvangrijke verandering die een unieke kans biedt om de zorglogistieke processen voor de komende 20 tot 30 jaar in een nieuw bakstenen jasje te gieten.
Nieuw- of grondige verbouw van de ziekenhuis locatie geeft de mogelijkheid om zorgprocessen en serviceconcepten opnieuw te ontwerpen en innovaties in een moderne toekomstbestendige setting vorm te geven. Voorbeelden hiervan zijn eenpersoonskamers in de kliniek of de creatie van een healing environment. Of ‘centralisatie’ van poliklinieken waarbij de wens om de drukte in gangen en op poliklinieken te verminderen nu werkelijkheid kan worden door een centrale wachtruimte te ontwerpen en de processen daar omheen opnieuw vorm te geven.
Een nieuwbouwlocatie is meer dan alleen het ontwerp en de realisatie van een praktisch en duurzaam gebouw. Ook de uitgangspunten van werkprocessen, capaciteitsbenutting en de patiëntreis worden in een nieuwbouwlocatie opnieuw kritisch tegen het licht gehouden en vormgegeven. Ontwikkelingen en innovaties in behandelingen, maar ook wijzigende verwachtingen als het gaat om service en gastvrijheid zorgen ervoor dat veel meer dan alleen de context van het gebouw verandert. Het ziekenhuis heeft de kans om langgekoesterde wensen in zorgprocessen te realiseren en nieuwe capaciteiten toe te passen op de dimensionering van de gebouwen en de ruimtes.
De inhuizing en de verhuizing
TallKing Results is bij diverse realisaties van nieuwbouw nauw betrokken. Vanuit het ontwerpproces en de bouw en ontwikkeling van het nieuwe ziekenhuis helpen wij de primaire zorgfuncties en serviceorganisaties de vertaalslag te maken naar de materialisatie van ruimtes en de vormgeving van de zorgprocessen.
Bij Tergooi in Hilversum spelen we bijvoorbeeld een belangrijke rol in de voorbereiding van de organisatie bij het in gebruik nemen van het nieuwe ziekenhuis. We concentreren ons in dit programma op de fase tussen de oplevering van het gebouw en de ingebruikname ervan. In deze fase moeten heel veel spullen worden ingehuisd die na jarenlange voorbereiding zijn aangeschaft. Stapsgewijs en volgens een groot logistiek draaiboek en huisregels worden de ruimtes een voor een ingericht met duizenden objecten. Aan de hand van een grote inventarislijst worden alle leveringen nauwgezet gedefinieerd, gecontracteerd en geleverd. Zowel losse spullen, zoals meubels, bedden, nachtkasjes en karren, als nagelvaste dingen, zoals gordijnen en grote medische beeldvormende apparatuur worden in deze fase in de nieuwbouw geplaatst.
Na deze inhuisfase breekt een moment aan waarop de organisatie volgens introductieprogramma’s kennis gaat maken met het gebouw en nieuwe of aangepaste processen. Deze ‘opleidingsfase’ is cruciaal om de eerste patiënten veilig te kunnen ontvangen in de nieuwbouw. Als iedereen goed geïnformeerd en geïnstrueerd is, wordt volgens een gedetailleerd draaiboek de verhuisfase uitgevoerd. Na een jarenlange voorbereiding verhuist de totale zorgorganisatie in een zeer kort tijdsbestek van enkele dagen naar de nieuwbouwlocatie.
Een goede voorbereiding, een groot succes
Het succes van een inhuisprogramma wordt gevormd door een gecontroleerde voorbereiding, waarbij processen en inrichting van ruimtes tot op de kleinste details volgens de ontwerptekeningen worden gematerialiseerd. Vanuit een grote inventarislijst wordt samen met gebruikers de definitie en verwerving van spullen georganiseerd. Een grote terugtelplanning bepaalt welke objecten op welk moment moeten worden aangeschaft en verhuisd om de inhuizing mogelijk te maken.
Tijdens de inhuizing zelf worden bestaande processen dagelijks bewaakt samen met kwartiermakers als de vertegenwoordigers van de gebruikers vanuit een grote inhuiscontrol room. Sturen op uitzonderingen, incidenten en het snel beleggen en delegeren van issues is hierbij een belangrijke succesfactor. Besluiten over wijzigingen en anticiperen op onverwachte omstandigheden is alleen mogelijk als de organisatie daarvoor ruim van tevoren is ingericht en staat als een huis.
De medewerkers van TallKing Results zijn in staat om dergelijke programma’s te overzien en kunnen vanuit deze ervaring de benodigde structuur neerzetten en tot een werkend succes maken waarbij onzekerheid beheersbaar wordt. Een in- en verhuizing naar de nieuwbouw is altijd een grote verandering voor een organisatie. De meeste mensen doen een dergelijke verandering voor het eerst en dat maakt het uniek.
Meer over de Nieuwbouw Tergooi
 |
Over Maarten Walhout Vanuit zijn bedrijfskundige achtergrond en uitgebreide ervaring heeft Maarten een zeer brede interesse en expertise opgebouwd in het analyseren, structureren en verbeteren van bedrijfsprocessen. Zijn interesse en passie voor de zorg heeft hij versterkt door het volgen van de masteropleiding Zorgmanagement aan de Erasmus Universiteit Rotterdam. Deze opgedane kennis is bruikbaar bij onze adviesopdrachten binnen zorginstellingen in zowel de cure als de care. Maarten wordt als Managing Partner veel gebruikt als sparring-partner door collega's en klanten maar is daarnaast zelf ook nog steeds operationeel actief als adviseur binnen diverse opdrachten.
|
