Contact
Nieuws Bericht

Een ziekenhuis inrichten en in gebruik nemen? Zo geef je jouw projectmanagement vorm

6 jul, 2022

Nieuwbouw of grootschalige verbouwingen van een ziekenhuis of een zorginstelling zijn veel meer dan alleen het realiseren van een bouwkundige prestatie. Ze gaan altijd gepaard met verandering van gebruik en aanpassing van processen aan de nieuwste inzichten en behoeften. Grip op de verandering die een bouwproject voor de organisatie meebrengt door een programma is randvoorwaardelijk voor een veilige overgang naar de nieuwbouw.

Programmamanagement Inrichting en Ingebruikname (I&I) is gericht op een veilige en succesvolle ingebruikname van vastgoed waarin complexe zorgprocessen worden gehuisvest.  Voor structuur en invulling van het I&I programma onderscheiden we voor de inzet de volgende 5 fases:

Lees ook: Hoe je de processen kunt verbeteren tijdens de nieuwbouw van een ziekenhuis of zorginstelling

Een ziekenhuis inrichten en in gebruik nemen projectmanagement

Fase 0: Plan/ontwerpfase

In deze fase wordt het bouwprogramma voorbereid. Behalve gebruikers overleggen en ontwerp-sessies, is het programma Inrichting en Ingebruikname al opgestart om de verschillen tussen de huidige processen en organisatie als gevolg van de nieuwbouw te identificeren. Dit vormt de basis voor een deelprogramma wat het nieuwe werken in het gebouw voorbereidt. Ook de financiële begroting voor het inrichtingsprogramma en de verhuisactiviteiten wordt in deze fase naar een werkbaar niveau gebracht. Het programma wordt in deze fase opgestart.  

Fase 1: Bouwfase

In deze fase vindt de bouw van het complex door de bouwcombinatie plaats. Aansturing en activiteiten van het programma richten zich op de levering tijdens de bouwfase en de voorbereidingen/inkoop van inventaris voor de inhuisfase (fase 2). 

Fase 2: Inhuisfase 

Doel van deze fase is het gebruiksklaar maken van de nieuwbouw. Niet alleen de levering en inrichting van het pand vindt in deze fase plaats, maar ook het faciliteren van training en instructie en de inventarisatie van vroegtijdige huisvesting van afdelingen die belangrijk zijn voor de opening van de zorg wordt in deze fase uitgewerkt. Deze fase wordt afgerond met een ‘readyness controle’ waarin alle processen en spullen die belangrijk zijn om de bedrijfsvoering na verhuizing mogelijk te maken, worden gecontroleerd. Deze fase mond uit in een finaal besluit (Go-NoGo) over de verhuizing van de afdelingen naar de nieuwbouw.  

Fase 3: Verhuisfase 

Doel van deze fase is het gecontroleerd in gebruik nemen van de nieuwbouw. Volgens een gedetailleerd verhuisplan worden afdelingen, patiënten en medewerkers met minimale onderbreking van de bedrijfsvoering overgebracht naar de nieuwbouwlocatie. Een dagelijkse centrale regie op dit hele proces is cruciaal om de veiligheid van de zorg te kunnen blijven garanderen. Samenwerking tussen bedrijfsvoerende managers maar ook specialisten is in deze fase belangrijk. Deze fase wordt afgerond met een ‘running controle’ waarin alle bedrijfsprocessen gestart zijn en lopen vanuit de definitieve huisvesting.  

Fase 4: Nazorgfase 

Nadat de nieuwbouw in gebruik genomen wordt, worden de oudbouw locaties volgens opgave overgedragen. Een continue monitoring van de bedrijfsvoering processen middels een dagstart en standups voor de eerste paar weken na de verhuizing geeft grip en controle op de maatregelen en interventies die nodig zijn om de bedrijfsvoering te laten lopen.  

De sleutel tot succes van het programma 

Bij het inhuizen van een ziekenhuis na een renovatie of verbouwing is de sleutel tot succes een tijdige en zorgvuldige start van het inhuisprogramma. Al reeds in de planfase voor de (ver)bouw hoort de inrichting een belangrijk thema te zijn. In het ontwerp wordt niet alleen functioneel met gebruikers gesproken, maar ook de inrichting en uitrusting van de ruimtes is vanaf het ontwerp bepalend. Juist in de ontwerpfase wordt de basis gelegd voor de scope en budgetten voor de inrichting. Voldoende aandacht in de ontwerpfase voor de inrichting is een belangrijke basis voor het succesvolle verloop van het programma. 

Daarnaast is aandacht voor de veranderkundige kant belangrijk. Denk hierbij aan processen, organisatie en mensen. Dit vergt een goed geoliede programmastructuur met heldere communicatielijnen en besluitvormingsstructuur. Hiervoor is het noodzakelijk te investeren in een goede samenwerking tussen de lijn- en projectorganisatie met daarbij een goede vertegenwoordiging van de toekomstige gebruikers.  

In het programma draait het om één of meerdere, vaak complexe doelstellingen, die behaald dienen te worden. Hierbij is een programmamanager nodig: iemand die ervoor zorgt dat alle (deel) projecten samen leiden tot het behalen van de centrale, overall doelstelling het operationeel en restpuntvrij opleveren van de vernieuwde ziekenhuis omgeving. In deze functie begeleidt de programmamanager als vertegenwoordiger van de zorgorganisatie de transitie van de organisatie en inrichting naar de nieuwbouw.  

Hoewel het inrichten en ingebruik nemen van een ziekenhuis een project is waarvoor inhoudelijke kennis onontbeerlijk is, wordt het programmamanagement volgens de basisprincipes van programmamanagement opgezet. Kenmerkend voor het programma zijn het zeer grote aantal deelprojecten, uiteenlopend qua complexiteit en diversiteit. Er wordt overleg gevoerd en aansluiting gezocht bij het bestaande bouwproject (architect, bouwbedrijf en onderaannemers), de gebruikersorganisaties (ziekenhuis, maatschappen, enz) en leveranciers. Beslissingen die tijdens de bouw worden genomen hebben praktisch altijd gevolgen voor de inrichting en daarmee voor gebruikers en leveranciers. Dit alles moet dan ook binnen de bestaande tijdsplanning en budgetten passen. 

Een ziekenhuis inrichten en in gebruik nemen projectmanagement

Zo kan een kleine aanpassing in maatvoering, van bijvoorbeeld deuren grote implicaties hebben op de toekomstige plaatsing van grotere objecten (bijvoorbeeld een bedden-wasinstallatie), waardoor bij een niet optimale communicatie van deze aanpassingen er zeer grote gevolgen kunnen optreden qua budget en tijdsplanning. 

Een typisch I&I programma wordt geleid door een programmamanager met een ruime ervaring in het aansturen van soortgelijke programma’s, ondersteund door een aantal projectmanagers met een gedegen kennis van de verschillende kennisgebieden. Deze kennis ligt op het op snijvlak medisch/bouw/proces. Er wordt bijvoorbeeld niet altijd stilgestaan dat bij het betrekken van een nieuw gebouw, ook werkprocessen worden veranderd. Bij het aanschaffen van nieuwe apparatuur moeten er bijvoorbeeld ook vaak aanpassingen worden gedaan in het EPD zoals Epic, Hix of Nexus. En een aanpassing van een EPD wordt ook altijd gevolgd door een testfase waarbij de aangepaste software uitvoerig getest wordt zodat patiënten veiligheid gewaarborgd blijft. Het niet op tijd onderkennen van dit soort ‘exoten’ zorgt potentieel voor een aanzienlijke tijds- en kostenoverschrijding.

Een ziekenhuis inrichten en in gebruik nemen projectmanagement

Idealiter wordt de projectorganisatie bemenst met projectmedewerkers van de eigen organisatie. In de praktijk blijkt dit echter op grote problemen te stuiten; naast kennis is er ook een grote investering qua tijd nodig om alle projecten goed op elkaar te laten aansluiten. Resources moeten vrij gemaakt kunnen worden. Vaak ontbreken beide! Binnen TallKing Results werken wij met specialisten die bij meerdere I&I projecten en bij verschillende opdrachtgevers een bepaalde specialistische ondersteuning leveren, als programmamanager, projectleider of specialist. Zo ondersteunen we op logistiek gebied (patiëntenverhuizing), aansturing EPIC-team (projectmanagement en testen), ondersteunen we zorgafdelingen in de transitie naar een nieuwe werkwijze in de nieuwbouw en dragen we zorg voor de complete verhuisorganisatie en nazorgfase.

Contact met TallKing Results

Landelijke Aanpak 16-27

Landelijke Aanpak 16-27: Een intensief ondersteuningsaanbod voor de uitstroom jongvolwassenen uit residentiële Jeugdzorg
30 mei, 2024

Versterk Ons Team: Ontdek Uitdagende Carrièremogelijkheden bij TallKing Results

Bij TallKing Results staan we aan de vooravond van spannende ontwikkelingen binnen de gezondheidszorg. Als vooraanstaande adviseur in deze sector...
11 apr, 2024

Collega’s Mart de Jong en Laurens van Dreumel organiseren het LFI Café vanuit het RIVM.

Op donderdagmiddag 21 september vond de tweede uitzending van het LFI-Café plaats. Dit is een webinarserie waarin de laatste stand van zaken worden...
17 okt, 2023

Van ergotherapeut naar projectleider bij TallKing Results

Werken bij TallKing Results betekent deel uitmaken van een professioneel en betrokken team dat zich inzet om de zorg te humaniseren! Onze medewerkers...
13 sep, 2023

Maak kennis met Maud en Mart

Jonge talenten zijn een aanwinst voor elke organisatie! Waarom? Met hun frisse energie, enthousiasme en ambitie zijn zij in staat om hun werk met een...
9 aug, 2023

Klaar om een verschil te maken in de zorg? Ciska Kwint vertelt over werken bij TallKing Results

Werken bij TallKing Results, voor een carrière die iedereen goed doet. Voor iedereen die niet alleen voor zichzelf werkt, maar ook écht impact wil...
20 jul, 2023

Zo ging Margot van logopedist naar directeur van TallKing Results

Werken bij TallKing Results betekent werken met professionals die impact willen maken! Maar nog meer betekent het werken in een geweldig leuk team...
12 jul, 2023

Van ziekenhuismanager naar TallKing Results: de overstap van Saskia

Werken bij TallKing Results betekent werken met professionals die impact willen maken! Maar nog meer betekent het werken in een geweldig leuk team...
14 jun, 2023

Zo hielp TallKing Results Tergooi MC met de inrichting en ingebruikname van hun nieuwbouwlocatie

In mei 2023 is Tergooi MC verhuisd naar de nieuwbouwlocatie in Hilversum. De inrichting en ingebruikname is de ‘finishing touch’ na bouwkundige...
7 jun, 2023

Projectleider bij TallKing Results: zo begon Laurens

Werken bij TallKing Results betekent werken met professionals die impact willen maken! Maar nog meer betekent het werken in een geweldig leuk team...
31 mei, 2023