Het gebruik van ruimtes in zorginstellingen verandert door de jaren heen. Dus niet alleen vernieuwing van de techniek en het moderniseren van ruimtes is belangrijk. Nieuwbouw of verbouw zou ook gelijk de innovatie in zorgprocessen moeten kunnen faciliteren. Dat is een spannende exercitie, want niemand kan voorspellen hoe dit er precies over 15 jaar uit ziet. Daarom is het belangrijk dat er toekomstgericht wordt gebouwd of verbouwd. Gebouwen moeten zo worden ingericht dat ze maximaal flexibel in te zetten zijn zonder drastische en kostbare wijzigingen.
In veel huidige ziekenhuisgebouwen zijn er knelpunten in de organisatie van de polikliniek. Ruimtebeheer is soms onduidelijk waardoor er een uiteenlopende benutting is en er geen eenduidige indeling of gebruik van vierkante meters bestaat. Gevolg is een ingewikkelde routebeschrijving en nummering naar de poliklinieken. Het (ver)bouwen van een ziekenhuis geeft de kans om toekomstbestendig en efficiënt ruimtebeheer te ontwikkelen en te verkennen.
Lees ook: Het inrichten en in gebruik nemen van een ziekenhuis: wat betekent het en wat komt erbij kijken?
Er is een sterke causale relatie tussen de positieve en negatieve ervaring van patiënten en de wijze waarop ruimtebeheer omgaat met routering en wachtgebieden. Om dat te illustreren volgen we het proces van een patiënt die de polikliniek van het ziekenhuis bezoekt en leggen we de relatie met het ruimtegebruik.
Een verbeterd proces in het ziekenhuis: aanmelden en inschrijven
De patiënt komt binnen in het ziekenhuis en kan zich laagdrempelig inschrijven bij de patiënten inschrijving in de centrale hal (indien nodig). Het inschrijven kan ook digitaal thuis door de patiënt worden gedaan. Bij binnenkomst in het ziekenhuis vindt centraal aanmelden plaats op één plek in de centrale hal, die goed zichtbaar en vindbaar is voor patiënten.
Na inschrijving gaat de patiënt naar de desbetreffende zone waar de patiënt een afspraak heeft. Patiënt wordt gastvrij ontvangen binnen deze zone. Voor vragen is ondersteuning aanwezig op de poli. De patiënt kan daarna decentraal wachten in een ruimte in de buurt van de poli waar een afspraak gepland is (wederom dezelfde zone). Er is een omgeving waarbij de patiënt het idee heeft zichtbaar en veilig te zijn.
De polikliniek krijgt ondertussen bericht over binnenkomst patiënt. In de zone wordt informatie over wachttijden gedeeld.
Een verbeterd proces in het ziekenhuis: organisatie van back– en frontoffice
Belangrijk bouwkundig uitgangspunt op de polikliniek is dat er gewerkt wordt met een frontoffice en een backoffice. De frontoffice richt zich op de ontvangst, patiëntencontact en afspraken maken met aandacht voor privacy. De backoffice richt zich op: telefoon, formulieren MDO voorbereiden, opname planning. De backoffice is niet in direct contact met patiënten, maar bevindt zich wel dichtbij poli kamers. Deze functie kan in brede zone worden georganiseerd met meerdere poli’s met oog op efficiency.
Een verbeterd proces in het ziekenhuis: bouwkundige opzet
De poliklinieken moeten zo generiek mogelijk worden gebouwd om op korte en lange termijn flexibiliteit mogelijk te blijven maken/faciliteren groei (& krimp), waarbij ‘snelle’ zorg/poli’s dichtbij de in/uitgang worden gesitueerd om logistieke stromen en liftbewegingen zo optimaal mogelijk in te richten.
In tegenstelling tot de lange ziekenhuisgangen die we kennen uit de jaren ’80 komen er steeds meer inzichten over ‘healing environment’. Hierbij kun je denken aan de aanwezigheid van daglicht, groen en herkenbaarheid en vertrouwen, dit moet in een bouwkundig ontwerp worden vertaald naar bijvoorbeeld veel ramen, daktuinen en gangen die zicht creëren op de buitenomgeving.
Bij de inzet van poliklinische OK’s worden deze zo veel mogelijk centraal in de zone gepositioneerd zodat meerdere poliklinieken er gebruik van kunnen maken.
De OK’s krijgen per zone een eigen/gepaste uitstraling die passend is bij de patiëntenstroom. Er zit namelijk verschil in uitstraling voor behandeling van oncologie, ouderen en kinderen. Tegelijk moeten er multifunctionele ruimtes op de poli worden behouden: MDO ruimtes, vergaderruimtes, belruimtes op poli en scholingsruimtes. Daarnaast kan de bouw van een flex-poli uitkomst bieden voor multidisciplinaire zorgpaden voor vakgroepen die deze patiëntenstromen ontvangen.
Een verbeterd proces in het ziekenhuis: gebruik van de spreek- (onderzoeks-) kamer
Op de polikliniek zijn twee werkmethodes gangbaar voor het gebruik van de spreekkamer. De methode ‘Doctor to Patiënt’ waarbij de patiënt in een spreekkamer verblijft en de zorgverlener van kamer verwisselt (tussen de patiënten). En de andere methode is ‘Patient to Doctor’ waarbij de patiënt van kamer wisselt en de zorgverlener vanuit 1 spreek- (onderzoeks) kamer werkt. Zo zien we bij reumatologie vaak de ‘Doctor to Patient’, en bij oogheelkunde de ‘Patient to Doctor’ methode. Varianten op deze methode zijn denkbaar en vaak afhankelijk van discipline. In het bouwkundig ontwerp is het essentieel dat dit werkproces goed geanalyseerd en gesystematiseerd wordt en dat de poliklinieken volgens deze methode worden ontworpen.
Een verbeterd proces in het ziekenhuis: gebruik van een rekenmodel - capaciteitsmanagement
Een succesvolle bouw of verbouwing volgt op een doorrekening van het ruimtegebruik per vakgroep. Dit moet leiden tot een herbruikbaar rekenmodel, waarmee op basis van de productiecijfers (globaal) inzicht ontstaat in het huidig gebruik van de ruimtes. Tegelijk rekent het model ook uit wat de benodigde vloeroppervlakte is per poli-locatie voor de verschillende specialismen en patiëntenpopulaties. In deze berekening is het leggen van verbanden tussen specialismen belangrijk, zodat samenwerking, maar ook multidisciplinair bezoek door de patiënt vlot en logistiek efficiënt kan verlopen. Het aantal kamers wordt berekend aan de hand van de spreekuur-duur, piekbelasting en veiligheidsmarges. Ook het aantal dagdelen en de bedrijfstijd is van belang.
De ideale bouwkundige lay-out komt tot stand op basis van een goede logistiek analyse waarbij capaciteitsmanagement een rol moet spelen. Zonder deze grondige en gefundeerde analyse leveren nieuwbouw- of renovatieprojecten grote risico’s op voor de efficiëntie en klantbeleving binnen het zorgproces. Het inrichten van capaciteitsmanagement geeft in de praktijk (ook in bestaande situaties) directe handvatten om processen te stroomlijnen, de efficiency te verhogen en kosten te reduceren, dit terwijl de klantbeleving positief wordt beïnvloed.
TallKing Results heeft ruime ervaring met dit soort analyses binnen zowel statische organisaties als bij organisaties waarbij sprake is van veel dynamiek (zoals ver- en nieuwbouw).
