Contact
Nieuws Bericht

Hoe je de processen kunt verbeteren tijdens de (ver)nieuwbouw van een ziekenhuis of zorginstelling

23 jun, 2022

Het gebruik van ruimtes in zorginstellingen verandert door de jaren heen. Dus niet alleen vernieuwing van de techniek en het moderniseren van ruimtes is belangrijk. Nieuwbouw of verbouw zou ook gelijk de innovatie in zorgprocessen moeten kunnen faciliteren. Dat is een spannende exercitie, want niemand kan voorspellen hoe dit er precies over 15 jaar uit ziet. Daarom is het belangrijk dat er toekomstgericht wordt gebouwd of verbouwd. Gebouwen moeten zo worden ingericht dat ze maximaal flexibel in te zetten zijn zonder drastische en kostbare wijzigingen. 

In veel huidige ziekenhuisgebouwen zijn er knelpunten in de organisatie van de polikliniek. Ruimtebeheer is soms onduidelijk waardoor er een uiteenlopende benutting is en er geen eenduidige indeling of gebruik van vierkante meters bestaat. Gevolg is een ingewikkelde routebeschrijving en nummering naar de poliklinieken. Het (ver)bouwen van een ziekenhuis geeft de kans om toekomstbestendig en efficiënt ruimtebeheer te ontwikkelen en te verkennen. 

Lees ook: Het inrichten en in gebruik nemen van een ziekenhuis: wat betekent het en wat komt erbij kijken? 

Er is een sterke causale relatie tussen de positieve en negatieve ervaring van patiënten en de wijze waarop ruimtebeheer omgaat met routering en wachtgebieden. Om dat te illustreren volgen we het proces van een patiënt die de polikliniek van het ziekenhuis bezoekt en leggen we de relatie met het ruimtegebruik. 

Een verbeterd proces in het ziekenhuis: aanmelden en inschrijven 

De patiënt komt binnen in het ziekenhuis en kan zich laagdrempelig inschrijven bij de patiënten inschrijving in de centrale hal (indien nodig). Het inschrijven kan ook digitaal thuis door de patiënt worden gedaan. Bij binnenkomst in het ziekenhuis vindt centraal aanmelden plaats op één plek in de centrale hal, die goed zichtbaar en vindbaar is voor patiënten.  

Na inschrijving gaat de patiënt naar de desbetreffende zone waar de patiënt een afspraak heeft. Patiënt wordt gastvrij ontvangen binnen deze zone. Voor vragen is ondersteuning aanwezig op de poli. De patiënt kan daarna decentraal wachten in een ruimte in de buurt van de poli waar een afspraak gepland is (wederom dezelfde zone). Er is een omgeving waarbij de patiënt het idee heeft zichtbaar en veilig te zijn. 

De polikliniek krijgt ondertussen bericht over binnenkomst patiënt. In de zone wordt informatie over wachttijden gedeeld. 

Een verbeterd proces in het ziekenhuis: organisatie van back– en frontoffice  

Belangrijk bouwkundig uitgangspunt op de polikliniek is dat er gewerkt wordt met een frontoffice en een backoffice. De frontoffice richt zich op de ontvangst, patiëntencontact en afspraken maken met aandacht voor privacy. De backoffice richt zich op: telefoon, formulieren MDO voorbereiden, opname planning. De backoffice is niet in direct contact met patiënten, maar bevindt zich wel dichtbij poli kamers. Deze functie kan in brede zone worden georganiseerd met meerdere poli’s met oog op efficiency. 

Een verbeterd proces in het ziekenhuis: bouwkundige opzet 

De poliklinieken moeten zo generiek mogelijk worden gebouwd om op korte en lange termijn flexibiliteit mogelijk te blijven maken/faciliteren groei (& krimp), waarbij ‘snelle’ zorg/poli’s dichtbij de in/uitgang worden gesitueerd om logistieke stromen en liftbewegingen zo optimaal mogelijk in te richten.  

In tegenstelling tot de lange ziekenhuisgangen die we kennen uit de jaren ’80 komen er steeds meer inzichten over ‘healing environment’. Hierbij kun je denken aan de aanwezigheid van daglicht, groen en herkenbaarheid en vertrouwen, dit moet in een bouwkundig ontwerp worden vertaald naar bijvoorbeeld veel ramen, daktuinen en gangen die zicht creëren op de buitenomgeving. 

Bij de inzet van poliklinische OK’s worden deze zo veel mogelijk centraal in de zone gepositioneerd zodat meerdere poliklinieken er gebruik van kunnen maken.  

De OK’s krijgen per zone een eigen/gepaste uitstraling die passend is bij de patiëntenstroom. Er zit namelijk verschil in uitstraling voor behandeling van oncologie, ouderen en kinderen. Tegelijk moeten er multifunctionele ruimtes op de poli worden behouden: MDO ruimtes, vergaderruimtes, belruimtes op poli en scholingsruimtes. Daarnaast kan de bouw van een flex-poli uitkomst bieden voor multidisciplinaire zorgpaden voor vakgroepen die deze patiëntenstromen ontvangen.  

Een verbeterd proces in het ziekenhuis: gebruik van de spreek- (onderzoeks-) kamer 

Op de polikliniek zijn twee werkmethodes gangbaar voor het gebruik van de spreekkamer. De methode ‘Doctor to Patiënt’ waarbij de patiënt in een spreekkamer verblijft en de zorgverlener van kamer verwisselt (tussen de patiënten). En de andere methode is ‘Patient to Doctor’ waarbij de patiënt van kamer wisselt en de zorgverlener vanuit 1 spreek- (onderzoeks) kamer werkt. Zo zien we bij reumatologie vaak de ‘Doctor to Patient’, en bij oogheelkunde de ‘Patient to Doctor’ methode. Varianten op deze methode zijn denkbaar en vaak afhankelijk van discipline. In het bouwkundig ontwerp is het essentieel dat dit werkproces goed geanalyseerd en gesystematiseerd wordt en dat de poliklinieken volgens deze methode worden ontworpen.  

Een verbeterd proces in het ziekenhuis: gebruik van een rekenmodel - capaciteitsmanagement 

Een succesvolle bouw of verbouwing volgt op een doorrekening van het ruimtegebruik per vakgroep. Dit moet leiden tot een herbruikbaar rekenmodel, waarmee op basis van de productiecijfers (globaal) inzicht ontstaat in het huidig gebruik van de ruimtes. Tegelijk rekent het model ook uit wat de benodigde vloeroppervlakte is per poli-locatie voor de verschillende specialismen en patiëntenpopulaties. In deze berekening is het leggen van verbanden tussen specialismen belangrijk, zodat samenwerking, maar ook multidisciplinair bezoek door de patiënt vlot en logistiek efficiënt kan verlopen. Het aantal kamers wordt berekend aan de hand van de spreekuur-duur, piekbelasting en veiligheidsmarges. Ook het aantal dagdelen en de bedrijfstijd is van belang.  

De ideale bouwkundige lay-out komt tot stand op basis van een goede logistiek analyse waarbij capaciteitsmanagement een rol moet spelen. Zonder deze grondige en gefundeerde analyse leveren nieuwbouw- of renovatieprojecten grote risico’s op voor de efficiëntie en klantbeleving binnen het zorgproces. Het inrichten van capaciteitsmanagement geeft in de praktijk (ook in bestaande situaties) directe handvatten om processen te stroomlijnen, de efficiency te verhogen en kosten te reduceren, dit terwijl de klantbeleving positief wordt beïnvloed.

TallKing Results heeft ruime ervaring met dit soort analyses binnen zowel statische organisaties als bij organisaties waarbij sprake is van veel dynamiek (zoals ver- en nieuwbouw).

Contact met TallKing Results

Collega’s Mart de Jong en Laurens van Dreumel organiseren het LFI Café vanuit het RIVM.

Op donderdagmiddag 21 september vond de tweede uitzending van het LFI-Café plaats. Dit is een webinarserie waarin de laatste stand van zaken worden...
17 okt, 2023

Iets willen doen wat er écht toe doet, dat is wat Ciska motiveert.

Na jarenlang met veel plezier als leidinggevende in commerciële omgevingen gewerkt te hebben, ontstond steeds meer de behoefte om iets te doen ‘wat...
12 okt, 2023

Van ergotherapeut naar projectleider bij TallKing Results

Werken bij TallKing Results betekent deel uitmaken van een professioneel en betrokken team dat zich inzet om de zorg te humaniseren! Onze medewerkers...
13 sep, 2023

Maak kennis met Maud en Mart

Jonge talenten zijn een aanwinst voor elke organisatie! Waarom? Met hun frisse energie, enthousiasme en ambitie zijn zij in staat om hun werk met een...
9 aug, 2023

Klaar om een verschil te maken in de zorg? Ciska Kwint vertelt over werken bij TallKing Results

Werken bij TallKing Results, voor een carrière die iedereen goed doet. Voor iedereen die niet alleen voor zichzelf werkt, maar ook écht impact wil...
20 jul, 2023

Zo ging Margot van logopedist naar directeur van TallKing Results

Werken bij TallKing Results betekent werken met professionals die impact willen maken! Maar nog meer betekent het werken in een geweldig leuk team...
12 jul, 2023

Van ziekenhuismanager naar TallKing Results: de overstap van Saskia

Werken bij TallKing Results betekent werken met professionals die impact willen maken! Maar nog meer betekent het werken in een geweldig leuk team...
14 jun, 2023

Zo hielp TallKing Results Tergooi MC met de inrichting en ingebruikname van hun nieuwbouwlocatie

In mei 2023 is Tergooi MC verhuisd naar de nieuwbouwlocatie in Hilversum. De inrichting en ingebruikname is de ‘finishing touch’ na bouwkundige...
7 jun, 2023

Projectleider bij TallKing Results: zo begon Laurens

Werken bij TallKing Results betekent werken met professionals die impact willen maken! Maar nog meer betekent het werken in een geweldig leuk team...
31 mei, 2023

De Pijlers van Tallking Results en hoe ze aansluiten op het team

Werken bij TallKing Results? Dan wil je de organisatie vast beter leren kennen. Daarom leggen we je in dit blog graag uit waar we bij TallKing in...
17 mei, 2023