Hoe TallKing Results Radboudumc ondersteunde bij hun complexe verbouwing

8 jul, 2022

radboud umc verbouwing met tallking results

Nieuwbouw Radboudumc - Gebouw A - in gebruik

Na de patiënt- en goederen verhuizing van het Radboudumc naar de nieuwbouw is de ingebruikname van gebouw A een feit. ‘Een unieke klus die dankzij een goede voorbereiding en geweldige inzet van het team veilig en gecontroleerd is verlopen’, aan het woord is Maarten Walhout programmamanager Inrichting & Ingebruikname, kortweg I&I. ‘Vanaf maandag 4 juli ontvangen we de eerste poliklinische patiënt in de nieuwbouw,’ licht Maarten toe. Aan een grootschalige en complexe verhuizing als deze gaat een grondige voorbereiding vooraf. Dat is voor niemand een verrassing.

Lees ook: Hoe je de processen kunt verbeteren tijdens de nieuwbouw van een ziekenhuis of zorginstelling

Voorbereiding

Maarten: ‘Bij een verhuizing met deze omvang komt veel kijken en daarom is een goede voorbereiding cruciaal. Hoe beter en vollediger voorbereid, hoe soepeler de verhuizing.’ Bij het ontwerp is tot in detail duidelijk hoe de inrichting eruit komt te zien. ‘In 2019 begonnen we met voorbereiden. Alles wat nodig is voor de inrichting en ingebruikname brachten we in kaart. Alle elementen worden benoemd, gedefinieerd, gecategoriseerd en geclusterd,’ vertelt Maarten. ‘Dat vraagt een nauwkeurige planning én levering want het gaat bij elkaar om zo’n 78.000 unieke objecten onderverdeeld in 8 deelprogramma’s en 120 deelprojecten. Denk aan materialen voor de inrichting, ICT en de medische technologie. Maar ook afvalverzameling en voeding; continuïteit van deze processen is ook onderdeel van het programma.’

Obeya

´Vanuit de Obeya wordt alles nauwlettend in de gaten gehouden.’ Obeya is Japans voor ‘grote kamer’ en beslaat een ruimte in de nieuwbouw waar alle informatie visueel aan de muur hangt. ‘Dat komt het proces ten goede en doen we voor overzicht en inzicht in de status van de materialen en de eventuele knelpunten - die er ongetwijfeld ook waren.’ De opening in week 27 is het uitgangspunt. ‘Vanaf daar zijn we gaan terugtellen. Levertijden zijn essentieel en vandaag besteld en morgen geleverd gaat voor lang niet alle materialen op. Soms loopt het wel op tot 8 maanden of een jaar zoals bij gordijnen en oogheelkundige units. De langste levertijd is 1,5 jaar; voor de bedden-wasmachine.’ Vanaf week 11 kwamen de eerste leveringen binnen, die direct naar de juiste plek gaan. Daar volgt een fase van controle. ‘Alles moet behalve er zijn ook goed functioneren.’

Patiënt en goederenverhuizing

De verhuizing; 24 afdelingen, 119 patiënten, 2 dagen. Aan de hand van een verhuisdraaiboek worden patiënten in fases verhuisd. ‘In het verhuisweekend verhuisden we naast patiënten ook medische apparatuur zoals bloeddrukmeters, ECG apparatuur en microscopen. Maar ook apparaten zoals ijsmachines, koelkasten, computers en printers.’

Is het nu klaar?

Na de verhuizing is de klus nog niet geklaard. Nazorg is minstens zo belangrijk. ‘Tijdens de voorbereiding en de verhuizing volgen we de planning. Die is als een rijdende trein; stoppen is geen optie.’ Dat alles vlekkeloos verloopt is natuurlijk een illusie. ‘Na het in gebruik nemen van het gebouw kijken we naar welke issues er zijn en hoe we die oplossen. Daar nemen we nu de tijd voor.’

‘’In de onderstaande video krijg je een kijkje in de keuken bij de recente verhuizing van een deel van het Radboudumc waaraan TallKing Results, met een team van specialisten, aan meewerkte.’’