Hoe werkt de ingebruikname van een nieuw of gerenoveerd ziekenhuis?

De transitie naar een nieuw of gerenoveerd ziekenhuis is een veelzijdig, complex en interessant proces waarbij verschillende disciplines op intensief niveau samenwerken om dit te realiseren. Voor het succesvol in gebruik nemen van een nieuw ziekenhuis wordt er een Inrichting & Ingebruikname programma opgestart. De complexiteit van een ziekenhuis vergt een professionele projectorganisatie voor het succesvol in gebruik nemen van een nieuw ziekenhuis.   

De inrichtingsfase + gebruik gereed (T1)

Het inrichten van het nieuwe ziekenhuis gaat van start zodra het ziekenhuis bouwkundig is opgeleverd door de aannemer/bouwcombinatie. In deze fase wordt naar gebruiksgereedheid van het nieuwe ziekenhuis toe gewerkt. Het pand is gebruik gereed zodra deze (bijna) helemaal is ingericht. De inrichting van een pand is een breed begrip. Dit omvat de algemene inrichting zoals bureaustoelen tot aan complexe medische techniek zoals een apotheek robot die medicatie automatisch uitgeeft. 

Lees ook: Hoe Tallking Results Radboudumc ondersteunde bij hun complexe verbouwing

De inrichtingsfase is een belangrijke fase waarin er in een relatief korte periode ontzettend veel items worden ingehuisd. Om een goed beeld te krijgen van de omvang van deze fase is het interessant om in te zoomen op de inrichtingsfase van het nieuwbouwprogramma I&I van het Radboudumc in Nijmegen. Bij het Radboudumc in Nijmegen werd tijdens deze inrichtingsfase (T1) ca. 40.000 objecten ingehuisd! Dit vraagt om een planning waarbij er met militaire precisie de verschillende inhuisbewegingen van interne & externe partijen worden gemanaged.  

Vanuit de ruimte inventarislijst kan op ruimte-, zone- en verdiepingsniveau gekeken worden hoeveel % is ingericht. De ruimte inventarislijst is een database waarin precies staat aangegeven welke items in het nieuwe pand moeten komen. Op basis van deze statistieken wordt de mate van gebruik gereedheid afgeleid. Uit praktijk is gebleken dat het gebruik en analyseren van data ontzettend belangrijk is in de zorg. Binnen TallKing Results weten onze adviseurs perfect om te gaan met het omzetten van ruwe data in duidelijke resultaten. Door middel van het toepassen van statistiek zijn onze adviseurs in staat om bij complexe vraagstukken adequate analyses op te stellen voor maken van de juiste conclusies.

De trainingsfase + verhuisgereed (T2)

Zodra het pand grotendeels is ingericht en een readiness check is uitgevoerd om de gebruiks gereedheid van het pand (T1) te bepalen kan de trainingsfase (T2) van start gaan. Tijdens deze fase worden medewerkers getraind om aan de hand van nieuwe protocollen en processen. Daarnaast krijgt het personeel de gelegenheid om meerdere malen voorafgaand aan de ingebruikname (T3) de nieuwbouw te bezoeken om zich te bekwamen in de nieuwste medische techniek, ICT gerelateerde zorginnovaties en de algemene indeling/inrichting van het pand. 

Na de afronden van de inrichtings- en trainingsfase breekt de fase aan waarbij naar de ingebruikname van het nieuwe ziekenhuis wordt toegewerkt. In deze fase wordt er een verhuisgereed check (T2) uitgevoerd. Hier worden de status en issues van integrale thema’s uiteengezet die gereed moeten zijn om te kunnen verhuizen naar de nieuwbouw en het pand in gebruik te nemen. Dit zijn thema’s gerelateerd aan gebouwgebonden functies, service bedrijf & faciliteiten, patiënten zorg en programma algemene zaken.

Verhuizen + ingebruikname (T3)

Nadat er een definitieve “go” is gegeven vanuit de coördinatiegroepen van het I&I programma wordt de verhuizing in gang gezet. Om de ingebruikname van een nieuw of gerenoveerd ziekenhuis zo vloeiend mogelijk te laten verlopen wordt er een projectorganisatie opgericht die van kracht is tijdens en na de verhuizing. Deze organisatie bestaat uit een operationeel niveau met daarin het projectteam goederen + projectteam patiënten en tactisch niveau bestaande uit het regieteam verhuiscoördinatie.

Tijdens deze verhuisdagen worden de goederen vanuit de oudbouw verhuisd naar de nieuwbouw. Parallel aan de goederenverhuizing vindt de patiëntenverhuizing van de klinische patiënten plaats. Deze patiënten worden aan de hand van een gedetailleerd plan en draaiboek verhuisd naar de klinische afdelingen in de nieuwbouw. Hierbij staat patiëntveiligheid voorop. Gedurende deze fase is de projectorganisatie aanwezig voor het opvangen van issues die worden gemeld tijdens de verhuisdagen. Deze issues worden met behulp van ‘floorwalkers’ op operationeel niveau voor zover mogelijk op de vloer opgelost. Deze floorwalkers zijn een groep medewerkers uit verschillende disciplines gerelateerd aan de integrale domeinen binnen het programma. 

Wanneer het issue niet op de vloer opgelost kan worden dan wordt deze overgedragen naar de juiste instanties binnen het ziekenhuis via een vooraf opgesteld protocol. Deze issues worden via issue borden gedigitaliseerd door het programmateamlid I&I. De coördinator van de issueborden maakt vervolgens een schifting om te bepalen welke problemen op tactisch niveau behandeld moeten worden. Door de ingebruikname op deze manier te organiseren wordt de transitie naar de nieuwbouw zo vloeiend mogelijk gemaakt. Op deze manier worden de wensen van alle nieuwe gebruikers meegenomen en worden processen aangescherpt.   

Nazorgfase na ingebruikname

Het is een utopie om te denken dat met de ingebruikname van een nieuw gebouw er een einde komt aan het hele project. Natuurlijk is een groot gedeelte van de projecten afgerond en kan de projectorganisatie worden afgeschaald, maar in de praktijk blijkt dat er veel ‘nawerk’ is. Dit betreft zowel gepland (overdracht en latere leveringen inrichting) als ongepland (aanpassingen als gevolg van bouwkundige aanpassingen of andere tegenvallers tijdens de bouw).

Ook moet er rekening worden gehouden met het feit dat praktisch alle werkprocessen worden aangepast door nieuwe routing, inrichting en apparatuur. Zelfs in gevallen waarbij de oude situatie haast 1-op-1 is overgebracht naar een nieuwe locatie zie je dat er veranderingen binnen de processen plaatsvinden.

Daarom blijft de projectorganisatie die is gehanteerd tijdens de verhuisdagen nog intact gedurende de nazorgfase. Op deze manier wordt er een vervolg gegeven aan de issues die zijn geconstateerd gedurende en na de verhuizing. Dit draagt bij aan een succesvolle ingebruikname van het nieuwe pand. De projectorganisatie bestaande uit specialisten zijn op de verschillende etages en afdelingen aanwezig. 

Zij helpen de gebruikers wanneer er problemen optreden en hebben direct contact met de I&I organisatie waardoor snel kan worden geacteerd en medewerkers en patiënten zo min mogelijk overlast ervaren. Zoals bij alle projecten ontstaan de problemen juist op de plaatsen waar je het niet verwacht. Het is dus belangrijk om rekening te houden met onverwachte situaties die snel ingrijpen nodig kan maken. De projectorganisatie en het vooraf opgestelde protocol voor het opvangen, triëren en oplossen van issues draagt bij aan een succesvolle ingebruikname!

 Hoe zorgt een integrale aanpak voor een soepele ingebruikname?

De projectorganisatie bestaat uit een grote groep projectleiders met ieder hun eigen specifieke vakgebied. Die ieder voor zich maanden- of soms jarenlang bezig zijn met de voorbereidingen. Dit vergt een integrale aanpak, die zorgt voor de samenhang tussen al deze vakgebieden, projecten en processen. Factoren als duidelijke communicatielijnen, gezamenlijke uitgangspunten en projectmijlpalen spelen hierbij een belangrijke rol. Hieronder beschrijven we drie middelen die hieraan bijdragen, en helpen het integrale overzicht te bewaken.  

Ruimte inventarislijst

De basis is het aanleggen van één centrale ruimte inventarislijst. Dit is een lijst waarin alle objecten per ruimte worden vastgelegd: meubels, (medische) apparatuur, vaste en losse objecten. Het is een letterlijke opsomming die grip geeft op alles wat gekocht, geleverd en verhuisd moet worden en de mogelijkheid biedt om te sturen op afwijkingen en risico’s (tijd, geld en kwaliteit). Met deze informatie kan het programma worden opgebouwd: definiëren van deelprojecten en verantwoordelijkheden per object, budgetbewaking en controle van leveringen. Hoe vollediger de lijst is, des te beter kan er gebruik gemaakt worden van de informatie. Met een ‘druk op knop’ kan inzichtelijk worden hoeveel datapunten er in een ruimte nodig zijn of in welke ruimtes de nieuwe wachtbanken komen te staan. De ruimte inventarislijst faciliteert een samenhang tussen alle verschillende projecten.  

Inhuisplanning

Wanneer de inhuisfase aanbreekt komen er dagelijks tot wel tientallen leveranciers werkzaamheden verrichten of goederen leveren. Het is het wenselijk om de volgordelijkheid van de activiteiten middels een integrale planning te benaderen. Je wil graag dat het bureau op de juiste plek staat vóórdat er computers geplaatst worden, maar dat het bureau er nog niet staat als de schilder langskomt om een muur te verven. De complexiteit van de volgordelijkheid neemt toe wanneer de activiteiten in een ruimte toenemen. Denk hierbij aan: aanpassingen van elektra, validatie- en luchttechnische metingen, schoonmaak, vervangen plafondplaten, plaatsing medische techniek en trainingsdagen. Een samenhangende inhuisplanning heeft aandacht voor alle werkzaamheden, leveringen, trainingen en processen.  

Draaiboeken

Om regie te houden tijdens de verhuizing is het nodig om exact te weten wat er wanneer staat te gebeuren. Een draaiboek biedt houvast voor alle betrokkenen gedurende de verhuisdagen. Doorgaans worden er draaiboeken gemaakt voor het verhuizen van goederen en het verhuizen van patiënten. Beiden zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden, wat vraagt om nauwkeurige afstemming. Belangrijke thema’s in de draaiboeken zijn consequenties voor zorgprogrammering (evt. reductieplannen), personele inzet (dubbele bezetting), het borgen van patiëntveiligheid in zowel de voorbereiding als de uitvoering en het demonteren, verpakken, verhuizen, monteren en controleren van (medische) apparatuur. Deze worden vertaald tot verhuisactiviteiten die tot op het uur, of soms wel tot op het kwartier, worden gespecificeerd.