In mei 2023 is Tergooi MC verhuisd naar de nieuwbouwlocatie in Hilversum. De inrichting en ingebruikname is de ‘finishing touch’ na bouwkundige oplevering van de nieuwbouw, maar daar gaat een enorme voorbereiding vooraf. Eind 2019 is Maarten Walhout als programmamanager inventaris & verhuizen gestart met die voorbereiding. Al tijdens de ontwerp- en bouwfase is er aandacht geweest voor de inrichting en dat heeft een belangrijke basis gevormd door een succesvol verloop. Kom erachter welke rol TallKing Results speelde bij de verhuizing van Tergooi MC!
Tergooi Mc: van de bouw- naar de inrichtingsfase
Kenmerkend voor het programma is het tijdig starten van een grote aantal deelprojecten, uiteenlopend qua complexiteit en diversiteit. Door aansluiting te hebben met het bestaande bouwprogramma (architect, bouwbedrijf en onderaannemers), de gebruikersorganisaties (ziekenhuis, maatschappen enz) en leveranciers is de overgang van de bouw- naar de inrichtingsfase soepel verlopen. Waardoor we direct na de bouwkundige oplevering in augustus 2022 konden starten met het inrichten van het nieuwe ziekenhuis. Vanuit drie domeinen: ICT, Medische techniek en Facilitair zijn alle deelprojecten opgestart. Collega Ciska Kwint heeft het deelprogramma voor de medische techniek mogen begeleiden. Door een goede programma opzet en afstemmingslijnen heeft elk domein aan de inrichting en ingebruikname kunnen bijdragen.
Lees ook: Het (ver)bouwen van een ziekenhuis: hoe bereid je je organisatie daarop voor?
Om de activiteiten van ruim 200 leveranciers en de levering van 50.000 nieuwe items goed op elkaar aan te laten sluiten is er gewerkt met een integrale inhuisplanning. Doordat Laura Rombaut, projectleider inhuizing, alle activiteiten integraal heeft vastgelegd en gecoördineerd is het gelukt om het gebouw tijdig gebruiksgereed te maken. De gebruikers hebben ruim op tijd kennis kunnen maken met het gebouw en de wijzigingen in werkwijzes. De samenhang tussen inrichting en ingebruikname is groot.
Start verhuisprogramma Tergooi MC
In het voorjaar 2022 is op basis van een ‘voorlopige’ verhuisdatum het verhuisprogramma gestart. De basis van de verhuizing werd gevormd door gedetailleerde verhuisdraaiboeken waarin alle verhuisbewegingen tot op het uur nauwkeurig stonden ingepland. Het opstellen van de draaiboeken is gedaan is nauwe samenwerking met artsen, afdelingsmanagers en kwartiermakers waardoor alle zorgen of uitdagingen op voorhand zorgvuldig zijn besproken.
Met een patiëntverhuizing van meer dan 100 patiënten en een goederenverhuizing van ruim 9000 m3 betrof het een complexe logistieke operatie. In deze video licht Maarten Walhout toe hoe de eerste verhuisdagen verlopen:
Een geslaagde logistieke operatie
Vanaf de laatste week voor de verhuizing is er middels een ‘gecontroleerde’ crisisorganisatie een dagelijkse afstemmingritme gecreëerd om lastige problemen adequaat te kunnen beantwoorden. Voor het opvangen van de gebruikelijke opstart issues is er gewerkt met een tijdelijke hulpstructuur voor de beheersorganisatie om alle (ver)storingen centraal op te vangen en op te lossen. Deze hulpstructuur is reeds vroeg in de week na de verhuizing weer ontbonden vanwege een succesvolle opstart van de zorg en het beheersbare situatie rondom de afhandeling van issues.
Lees ook: Hoe TallKing Results Radboudumc ondersteunde bij hun complexe verbouwing
We kijken terug op een geslaagde logistieke operatie, waarbij we dankzij een goede voorbereiding, gestoeld op eerdere ervaringen met ziekenhuisverhuizingen, op veel scenario’s waren voorbereid.
Wolter Odding (Lid raad van Bestuur Tergooi MC):
‘Ik kijk met een heel goed gevoel terug op de afgelopen periode. Met name het teamwork was de succesfactor, die er toe heeft geleid dat we al na 2 dagen na de verhuizing onze crisis organisatie konden beeindigen. Maarten en je team, zeer bedankt voor de prettige en professionele samenwerking. ‘
